Boo & Lännersta Villaägareförening vänder sig till dig som äger en fastighet med Boo eller Lännersta i fastighetsbeteckningen.

Ungefär vartannat år köper föreningen in en uppdatering av vilka som äger en fastighet med Boo eller Lännersta i fastighetsbeteckningen så att vi kan nå ut till alla fastighetsägare med vår information om föreningen. Detta register är endast tillgänglig för styrelsen och skyddas av lösenord. 

I registret vi köper in medföljer uppgifter som:

• Fastighetsbeteckning
• Fastighetens adress (om sådan finns tillgänglig i registret)
• Ägarnas namn
• Postadress till ägarna
• Förvärvtyp (denna använder vi inte men medföljer automatiskt)

Eftersom alla fyskiska postutskick numera sker via direktreklam måste vi skriva fastighetsägarnas namn på utskicken. Vi rensar då registret så endast ägarnas namn och adress finns kvar och skickar denna till tryckeriet som ombesörjer att adressen trycks på försändelsen. Sådana utskick sker normalt i samband med utskick av medlemsavin samt kallelsen inför årsmöte och eventuellt extra medlemsmöte.

Om du nyligen köpt eller sålt en fastighet i området finns det en risk att det inte är står rätt ägaruppgifter i vårt register. Hör i så fall av dig till boovillaagareforening@gmail.com så uppdaterar vi uppgifterna manuellt.

När en fastighetsägare betalar in medlemsavgiften samtycker denna samtidigt till att vi registrerar att fastigheten är medlem i föreningen. Detta görs i en kopia av fastighetsregistret som endast styrelsen har tillgång till. Registret behövs för att vi ska kunna bocka av vilka som har rösträtt på årsmötet. 

I samband med årsmöten och liknande måste föreningen tillhandahålla årsmöteshandlingarna för samtliga medlemmar. Det sker normalt genom att informationen läggs ut på föreningens hemsida. Den som äger en fastighet som är medlem i föreningen eller är förtroendevald i föreningen samtycker därmed till att vissa personuppgifter kan komma att publiceras i enlighet med föreningens stadgar. Det kan t.ex. handla om att personens namn och uppdrag nämns i årsredovisningen, i en motion eller proposition.

När en fastighetsägare meddelar oss sin mejladress är det ett samtycke till att vi får spara mejladressen. Det sker i ett separat register där vi samlar allas mejladresser. Där sparar vi information om mejladress, vems mejladessen är och fastighetsbeteckning eller adress - beroende på vilken information fastighetsägaren uppgett till oss i samband med att vi fick mejladressen. Vi sparar även information om mejladressen inte verkar fungera och efter ett antal försök raderar vi mejladressen ur registret. Även detta register är lösenordsskyddat och är endast tillgänglig för styrelsen.

Om du inte längre vill kvarstå med din mejladress i föreningens register är det bara att du skickar ett mejl till boovillaagareforening@gmail.com och uppmärksammar oss på att du inte längre vill ha mejlutskick från oss, så tar vi bort dig ur mejlregistret.

Du som inte längre vill vara medlem i föreningen kan antingen meddela oss det, alternativt att du slutar betala in medlemsavgiften. Vi uppdaterar informationen om vilka som betalat medlemsavgiften varje år.

Enligt föreningens stadgar ska informationen bevaras så länge det krävs enligt gällande lagstiftning och så länge handlingen har betydelse för föreningen. Eftersom bokföringen kräver att vi redovisar vilka som betalt in medlemsavgiften sparas sådan information i enlighet med gällande lagstiftning. Bokföringen är bara tillgänglig för föreningens styrelse och revisorer och skyddas med lösenord.

Vill du inte längre stå med i fastighetsregistret kan vi tyvärr inte hjälpa dig. Vi köper in den informationen och styr inte över vad som står i det registret. Vänd dig i så fall till dem som hanterar fastighetsregistret.